+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как правильно проводить совещание пример

Как правильно проводить совещание пример

Несмотря на то, что совещание — распространенный инструмент управления, не каждый руководитель имеет четкое представление, в каких случаях и каким образом его лучше использовать. Как следствие, совещания оказываются неэффективными, создают впечатление пустой траты времени. Поэтому многие менеджеры скептически к ним относятся. Но если руководителю знакомы особенности данной формы работы, то он способен легко добиваться своих целей. Обычно совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка совместных действий, выработка решений.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как проводить эффективные совещания

Хочу получать интересные новости блога. Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков по телефону и длительные переписки. Совещание необходимо для того, чтобы обсудить задачи бизнеса и получить обратную связь. В статье расскажем, как проводить совещания для эффективного управления компанией.

Несмотря на возросшую во время пандемии популярность Skype и Zoom, приложения не заменят общения с глазу на глаз. На совещаниях руководитель может уловить настрой коллектива и понять, как воспринимается информация от него.

Систематические собрания приучают сотрудников к дисциплине и мотивируют к эффективной работе. Сотрудники охотнее выполняют поставленные задачи, зная, что потом придется рассказать о них на совещании.

Совещания помогают сплотить коллектив. На них коллеги обмениваются опытом, делятся впечатлениями и высказывают мнения о результатах работы и проектах. Их организуют, если появилась проблема, требующая немедленного решения.

Внеплановые собрания проводятся без расписания. Для того, чтобы совещания всегда были продуктивными, необходимо понимать причины их низкой эффективности:. Большинство вопросов не решают без руководителя. Коллективу непонятно, кому задавать вопросы, кто и что решает, кому выступать, кто прав и не прав. Такие встречи не принесут ничего, кроме суеты, потраченного времени и сил. Необходим человек, который составит план действий и подведет итоги.

Если к началу собрания сотрудники подтягиваются лениво или вовсе не приходят, встречи приходится задерживать либо переносить. Эффективность корпоративных собраний падает, поэтому необходимо четко устанавливать регламент и следить за его исполнением. Если задачи не прописывали, и выступающих нет, то встреча заканчивается тем, что сотрудникам дают дополнительные задания, чтобы обсудить их позже на планерке. Получается совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.

Руководители не продумали состав участников: должны ли на заседании присутствовать сотрудники, не владеющие ситуацией, нужно ли приглашать людей, которые не принимают решения, кого позвать — исполнителя или начальника отдела. Без конкретной цели важные вопросы забываются. Сотрудники могут обсуждать то, для чего собрание в принципе не собирали. После совещания никто так и не понял, что же делать. Сотрудники разошлись с большим количеством вопросов — какой дедлайн, кому отчитываться, кто и что делает, а выполнение заданий откладывают до следующего совещания.

Чтобы сотрудники не засыпали и не приходили ради галочки, тщательно подготовьтесь к совещанию. Составьте план будущего собрания, чтобы не начался хаос. Импровизация сыграет злую шутку, отдаляя от главной темы. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив. Определите нужный состав и отталкивайтесь от поставленной цели. Не приглашайте сотрудников, не участвующих в том или ином проекте, например, бухгалтера. Очень сложно быть сосредоточенным на совещании в течение нескольких часов.

Не затягивайте, помните, что на встречах, которые длятся больше часа, работники устают и теряют внимание. Можно устраивать маленькие перерывы, если совещание двухчасовое.

Установите регламент: во сколько начинается и заканчивается совещание. Следуйте ему, даже если коллеги опаздывают. Обозначьте время для выступлений, чтобы сотрудники учились говорить только по делу, не уходить от темы.

Не забывайте контролировать поток вопросов, а также останавливать затянувшиеся споры. Пригласите только тех сотрудников, которых касается тема совещания. Не стоит звать людей для массовки. Малое количество участников не отразится на эффективности совещания, ведь все нужные люди будут задействованы в решении рабочих вопросов.

Совещание — это не монолог. После каждого пункта спрашивайте у сотрудников, нет ли у них вопросов. Пресекайте выкрики с места и дайте коллегам свободно высказаться.

Иногда сотрудник может сильно нервничать перед выступлением, поэтому поддержите его. В конце не забудьте подвести итоги. Убедитесь, что указания поняли правильно и никакая тема не нуждается в дополнительном обсуждении.

Распечатайте протокол совещания и раздайте сотрудникам и тем, кто не смог прийти на совещание либо отправьте в электронном виде. Старайтесь их не переносить и не отменять. Сотрудники должны знать время, чтобы успеть проанализировать этап работы и подготовить отчет. Пусть обсуждения на совещаниях станут привычным делом. На всех этапах совещания строго придерживайтесь плана — это залог эффективного собрания.

Рассмотрим все этапы собрания. Чтобы увеличить продуктивность, руководителю следует соблюдать правила подготовки к совещанию:. Разбейте встречу на части, чтобы не запутаться и другим было легче понять обсуждаемые вопросы:. Для эффективного проведения совещаний придерживайтесь нескольких советов:. Чем проще, тем лучше. Не затягивайте начало совещания, не выбирайте полчаса секретаря, сведите чрезмерную официальность к минимуму. Уверенность в себе поможет сохранить субординацию в коллективе даже в самых сложных ситуациях.

Споров может возникнуть много, но терять спокойствие нельзя. Также не вдавайтесь в крайности, не нужно никого наказывать. Говорите о них на собраниях, мотивируя их работать еще лучше. Также это станет примером для других. Не только ругайте. Будьте справедливы и не заводите любимчиков. Работники чаще конфликтуют, когда чувствуют дискриминацию. Лирические отступления например, пара шуток помогут разрядить обстановку. Материал легче воспринимается, если вовремя отвлечься. После собрания подведите итог и подготовьте протокол совещания, чтобы сотрудники запомнили важные вопросы.

Протокол состоит из следующих пунктов:. Если на совещании более двадцати человек, то попросите помощника взять на себя часть работы, чтобы не отвлекаться на ведение протокола. Раздайте сотрудникам протокол в распечатанном или электронном виде. Совещание должно заканчиваться позитивно. Так коллектив поймет, что их участие в дискуссии было не напрасным.

Важно не терять самообладание и держать ситуацию под контролем. Внимательно прислушивайтесь к обеим сторонам конфликта и определите причину спора, чтобы уладить недоразумения. Если никто не отвечает, то спросите у сотрудников, есть ли вопросы по теме, чтобы оживить обстановку.

Повторите тему собрания и главную цель. Постарайтесь разговорить сотрудников, проговорите сложные моменты. На крайний случай перенесите затруднительный вопрос на конец совещания или сделайте перерыв. Если сотрудники боятся рассказывать о самых сложных проблемах, скажите, что на совещаниях нет запретных тем для обсуждения и вы поощрите тех, кто выскажется.

Поблагодарите каждого за идеи. Если коллектив постоянно вспоминает уже обсуждавшийся вопрос, то напомните порядок совещания. Еще раз пройдитесь по всем пунктам и подчеркните, что пора приступить к следующему. Попросите сотрудников не обсуждать на повышенных тонах проблемы на собрании.

Убедите коллег в преимуществах позитивного настроения и переведите внимание на суть вопроса. Регулярные совещания систематически проводятся на одну и ту же тему и с одним и тем же составом, например: совет директоров, совещание по HR-направлению комитет , проектные группы. Подготовка к регулярным совещаниям занимает меньше времени и ресурсов, так как подготавливать ничего не нужно:. Многие вопросы будут повторяться от совещания к совещанию.

Их нужно записать в регламент. Например, для HR-ов обязательное обсуждение следующих вопросов:. Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума.

Узнайте, слышно ли ведущего и видна ли демонстрация. Заранее проверьте как работает запись экрана. Для ведения протокола воспользуйтесь онлайн-документами. Так сотрудники увидят изменения, которые вносит помощник, и дополнят протокол. Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и обеспечить тесную коммуникацию между сотрудниками.

Часто ли вы проводите совещания? А часто ваши сотрудники получают от них что-то полезное?

Совещания используются для обмена идеями, мнениями, интеллектуальными возможностями между руководством и персоналом. Но также совещания могут быть неэффективными, бесполезными, негативно влияющими на рабочий процесс. Если знать, как правильно провести совещание , то оно будет более успешным. От совещания зависит многое. Во время планерки персонал докладывает о своих действиях, а руководство устанавливает будущие задачи.

Эффективные совещания используются в качестве обратной связи от штата. Однако главной целью совещания должно быть увеличение результативности рабочего процесса и у отдельного сотрудника, и у всей компании. Существует ряд механизмов, влияющих на КПД предприятия, которые необходимо задействовать в работе:. Есть ряд типов совещаний, которые отличаются своими целями.

От выбора, как провести совещание, напрямую зависит успех всей планерки. Если руководитель забывает цель собрания, то о результативности можно забыть. Вот основные виды совещаний:. Эти особенности проведения совещаний относятся не только к совещанию в привычном виде, но и к крупным собраниям или пресс-конференциям, к приватным беседам коллег или начальника с подчиненным.

В любом случае необходимо соблюдать правила успешного и эффективного совещания. Не только само совещание, но и подготовка влияет на результативность. Руководителю стоит помнить правила подготовки и проведения совещания, чтобы увеличить эффективность. Совещание должно начинаться в указанное время. Руководителю необходимо сказать вступительную речь, в которой будет описана тема планерки, этапы проведения совещания и поставленные цели и задачи.

Нужно убедить работников в важности обозначенных проблем, так создается стимул для обсуждения. Можно сразу поставить проблемные вопросы, о которых пойдет речь.

Для повышения мотивации необходимо заинтересовать слушателей в обсуждении, установить связь конечного результата с интересами работников. Так можно убедить участвовать в дискуссии даже тех, кому изначально совещание казалось бесполезным. Проведение деловых совещаний обязательно предполагает ведение протокола. Этим может заниматься один из подчиненных. Все участники совещания должны быть ознакомлены с правилами работы над поставленной задачей.

Лучше чтобы все рабочие темы находились перед глазами у подчиненных, поэтому предварительно напишите их на доске. Существует несколько вариантов организации обсуждения. Для эффективной и результативной дискуссии необходимо создать непринужденную и дружественную атмосферу.

Не стоит углубляться в канцеляризмы и официоз — это может негативно сказаться на желании сотрудничать. Важно сохранять спокойствие во время обсуждения. Определите порядок проведения совещания таким образом, чтобы дискуссия постепенно набирала обороты, приводя к идеальному конечному результату. Точка зрения руководителя не должна являться аксиомой для сотрудников, иначе плодотворного обсуждения не получится.

Нужно выслушивать и учитывать мнение каждого присутствующего по любой из поставленных проблем. Часто руководители оценивают любое появившееся предложение или идею сразу же в процессе обсуждения. С одной стороны, это может быть полезным. Но чрезмерная критика способна разрушить творческие намерения членов команды, снизить их мотивацию к выдвижению предложений. Тогда стоит внести в план проведения совещания метод мозгового штурма.

Критика предложений будет после. Руководитель должен следить, чтобы обсуждение всегда велось в нужном ему русле. Часто сотрудники начинают уходить в сторону, обсуждать не относящиеся к делу проблемы. Тогда следует аккуратно вернуть их на нужный путь. Делать это необходимо деликатно, чтобы участник обсуждения не потерял интерес.

Но как проводить совещания, как спорить, если аргументы могут обидеть собеседника или даже унизить его? Есть несколько правил грамотной полемики, которые стоит использовать во время совещаний. Если руководитель умеет задавать вопросы , то он может рассчитывать на эффективное проведение совещаний.

Вопросы позволяют осветить моменты, которые еще не были затронуты, переходить от одной темы к другой. Так можно более четко понять позицию собеседников, получить их мнение по тому или иному вопросу. Руководитель обсуждения не должен изначально настаивать на своей точке зрения , не должен навязывать свое мнение другим участникам дискуссии.

Возможно, что позиции некоторых работников могут остаться не озвученными, так как люди часто боятся спорить с начальством. А противоположные мнения нужно слушать всегда, ведь только так можно прийти к наиболее разумному решению.

Даже нейтральная позиция по определенному вопросу может быть оговорена. В конце любого обсуждения руководитель должен подытожить результаты дискуссии и определить, что будет делаться для выполнения принятого предложения. Сценарий проведения совещания должен заканчиваться в позитивном ключе.

Так участники обсуждения смогут осознать, что их участие в дискуссии было ненапрасным, что совещание достигло определенного прогресса. Все результаты обсуждения должны быть запротоколированы. Копии протокола следует передать тем работникам, которые отсутствовали на совещании, но должны участвовать в достижении принятого решения. Если в компании царит тоталитарное мнение начальника, то дружественной дискуссии добиться невозможно. Руководство должно соблюдать коллегиальный стиль общения с подчиненными, тогда возможно открытое обсуждение максимальной эффективности.

Высокий пост руководителя предполагает постоянное взаимодействие с широким кругом подчиненных, делегирование полномочий и ответственности. Любое решение должно быть вынесено на общее обсуждение.

Поэтому совещаний не избежать. У руководителя не должно быть негативного отношения к планеркам, только так можно извлечь из дискуссий максимальную пользу. Несколько простых правил, как проводить эффективные совещания, помогут вам. К сожалению, даже на самых продуманных совещаниях случаются неприятности.

Это может быть конфликт или тупик при обсуждении. Не нужно терять голову, любую неприятность можно уладить. В конфликтных ситуациях важно найти причину несогласия сторон, то есть, внимательно следить за ходом обсуждения. При выступлении оратора нужно брать во внимание не только смысл его слов, но и использованные обороты и метафоры, язык телодвижений, акценты на определенные мысли.

Если вы сможете все это зафиксировать, то конфликт можно будет легко уладить с помощью особых методов. При возникновении тупика в обсуждении стоит еще раз напомнить участникам совещания предмет дискуссии и его цель. Возможно, что цель обсуждения подчиненным неясна, либо вы предоставили недостаточно информации. Исправьте эту проблему. Некоторые аспекты могут быть исчерпаны, поэтому уточните у группы, следует ли продолжать это обсуждение.

Часто нужно переходить к следующему этапу. Нерассмотренные вопросы могут быть вынесены на следующее совещание, либо вернитесь к ним позже. Также перерыв — это одно из требований, как правильно проводить совещание. Если участники дискуссии замолчали, то не старайтесь заполнить возникшую паузу. Разберитесь, почему она возникла. Часто молчание вызвано поведением руководителя или недостатком информации. Спросите у работников, нужно ли им что-то объяснить.

Для этого часто используется современный метод — сторителлинг. Часто группа не хочет обсуждать тот или иной вопрос, стараясь уйти к другим темам.

В этом случае необходимо показать, что вы настроены на общение, а противоположная точка зрения тоже должна быть озвучена. Поясните, что любое мнение будет оценено по достоинству. Похвалите первого выступающего. Но нужно неукоснительно следовать правилу, иначе вы потеряете доверие коллектива. Иногда обсуждение крутится вокруг одной или нескольких тем. Спросите у группы, есть ли у них еще мнения по уже поднятому вопросу. Уточните, поняли ли они цель совещания. При возникновении конфликта следует четко обозначить, что все эмоции должны остаться за пределами зала для совещаний.

Напомните правила проведения деловых совещаний. Внимание аудитории должно быть направлено на цель совещания, а не на выходки отдельных выступающих. Постарайтесь вернуть положительный тон обсуждению, сконцентрируйте внимание аудитории на повестке дня.

Обратите внимание работников, что в данный момент не идет обсуждение предложений участников совещания, а только выдвигание своих идей. Так можно избавиться от нежелательной критики и реакции на нее. Для выхода из конфликта можно использовать пробные вопросы. Кое-что возьму на вооружение. А вообще, в любом деле, будь-то совещание или переговоры — главное подготовка!

Как правильно проводить совещания.

Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание.

Все мы участвуем в совещаниях. А кому-то даже приходится готовить и проводить их. Или планерки. Или групповые обсуждения. Потому что в кровь любого нашего человека впиталась установка: совещание — это когда долго, официально и нудно говорят не по делу, а после — все равно ничего не делается.

Ну разве не пустая трата времени? Этот чудесный формат работы Совещания в компаниях часто назначаются неожиданно, проводятся от случая к случаю.

К тому же они должным образом не подготовлены, а руководители не умеют организовать обсуждение. Поэтому многие участники воспринимают информацию неверно не услышал, не понял, забыл — нужные решения не принимаются откладываются и повисают , а если и утверждаются — частенько не исполняются. Так ведь? Обидно мне за этот чудесный формат работы. Вот почему в сегодняшней статье мы обсудим, чем он хорош, что делает групповое обсуждение незаменимым, научимся проводить его эффективно.

Для начала — зачем нам все это надо? Для чего собирать вместе множество занятых людей, отрывать их от работы? Качественное совещание позволяет задействовать ключевые механизмы, повышающие производительность труда, о чем далее Принцип синергии. Эффект синергии давно известен психологам. Или даже проще: одна голова хорошо, а две лучше. И это правда. Именно вместе мы способны сгенерировать больше идей, найти множество решений проблемы и выбрать из этого разнообразия оптимальное.

В режиме группового обсуждения люди начинают работать как единое целое, взаимодополняя друг друга. Множится и эффективность — проверьте. Вот почему, если вам необходимо решить ряд рабочих вопросов, то качественным обсуждением, этим огромным ресурсом, не стоит пренебрегать.

Принцип сплоченности. Команда, то есть люди, одинаково видящие цель, доверяющие друг другу и умеющие работать вместе, эффективнее одного человека. А как ваши сотрудники станут командой? Сами собой? Может быть, сразу высокоэффективной? А за счет чего? Ключ к формированию команды — совместное движение к цели, деятельное и организованное. И всеми этими условиями живет режим совещания. Совещания и планерки — мощный инструмент сплочения, формирования уважения к коллегам и руководителю, прекрасный обучающий инструмент.

Поэтому, если вам важно, чтобы сотрудники работали слаженно, а не просто значились в одном отделе или компании — проводите еженедельные планерки качественно. Принцип понятности. Многие люди боятся неизвестности. Нормальный человек — вольно или невольно, осознанно или нет — сопротивляется непонятному и незнакомому, и это абсолютно естественно.

А если в разряд непонятного вдруг попадают цели компании, показатели ее эффективности, задачи на ближайший месяц и т. Что чувствует человек, у которого требуют выкопать яму, но не говорят зачем, какой глубины и где?

Конечно сопротивление и демотивацию. Поэтому, если вы внедряете изменения — проводите их через ряд планерок и совещаний. Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять то, как сотрудники видят цели, и разрушать барьеры между отделами.

Если вы не проводите совещания, то в вашей организации рождаются слухи и домыслы. Это проблема, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а тут недалеко и до потери управляемости. Хорошо проведенные совещания способны творить чудеса. Ключевое слово здесь —хорошо.

Что же необходимо учесть при проведении совещаний? Принципы эффективных совещаний Соответствие задачам Есть несколько форматов собраний: совещание, мозговой штурм; планерка, пятиминутка. У каждого формата есть показания к применению и методика. Решая собрать людей, трезво оцените ваши цели и задачи. Что вы хотите получить от этого формата? Люди должны найти решение?

Тогда это мозговой штурм — вы все наравне и принимаете к рассмотрению любые идеи. Вы хотите поставить задачи? Тогда это планерка с протоколом и повесткой Формат определяют ключевые моменты: роль ведущего собрания, стиль общения на собрании, результат собрания.

Цель — выдвинуть идеи, оценить варианты, найти решения. То есть команда работает в творческом режиме. Апофеозом этого формата является мозговой штурм.

Люди должны без опаски высказывать свои мысли, это нужно поощрять. Следовательно, не должно быть жесткой неконструктивной критики. Цель — проанализировать текущее состояние процесса и наметить новые задачи. Этот формат ближе к устной отчетности по заданным показателям, поэтому как раз наличие этих самых показателей и является для него обязательным. Планерка всегда проходит по делу, по намеченной повестке. Цель — обозначить приоритеты, сформировать рабочий настрой.

Ключевые требования — позитив и краткосрочность. Помните, утренние совещания играют роль стимулятора-активизатора-мотиватора. Их продолжительность от 5 до 15 минут — не дольше! Конкретность Обозначены ли сами задачи?

Перед собранием четко пропишите его повестку и подготовьте необходимые вам материалы. Разошлите повестку всем участникам заранее не позднее чем за три часа до начала, а лучше за день , чтобы они тоже могли подготовиться. Это позволит всем вам не потеряться в задачах, придерживаться линии совещания и уложиться в отведенное время. Кратковременность Любое совещание должно укладываться в минимально возможное время. Идеал — 30 минут, максимум — час.

Очень плохо, если приходится проминать пятую точку в течение нескольких часов. Произвольному вниманию человека свойственно рассеиваться со временем, а конкретно — в течение 30—40 минут. При монотонном процессе происходящее перестает восприниматься через 20—30 минут. А при снижении внимания память человека работает намного хуже Это говорит нам: через 3 часа совещания люди будут очень неэффективны.

Тайминг Обязательным условием эффективного совещания является жесткий тайминг или регламент. Назначьте время начала и окончания совещания. Начинайте в означенное время независимо от того, все ли подтянулись, — это приучит людей не опаздывать. Установите пятиминутный таймер для каждого выступающего, это научит людей говорить по сути.

Пресекайте разговоры не по делу на совещании, возвращайте людей к теме. Имейте четкую повестку для совещания. Она должна быть у всех участников перед глазами. Адекватность участников На совещании должны присутствовать только те сотрудники, которых касается повестка. Следуйте принципу оптимальности: участников должно быть меньше, но уровень их влияния на вопрос — выше.

Почему так происходит? Если руководитель просит оценить, можно ли решить задачу, сотрудник выказывает сомнение, а руководитель в ответ затыкает ему рот — чему тогда учатся остальные? А нам что необходимо от них? Интеллект и анализ. Несовместимые вещи, правда? Поэтому именно во время совещания, как ни в какое другое, сотрудникам необходимо давать право на слово, на мнение, идеи, сомнение, вопросы. Более того, необходимо научиться отвечать на вопросы сотрудников: коротко, по делу, при этом пресекая ненужные и долгие стоны о тяжелой офисной жизни.

Закрепление результатов У каждого совещания, а особенно такого, на котором вы ставите задачи, должен быть письменный итог.

Как проводить совещания: инструкция для эффективного проведения совещаний

Скоро на этот адрес придет письмо. Подтвердите подписку, если всё в силе. Войдите , пожалуйста. Все сервисы Хабра. Как стать автором. Как умные технологии управляют дорогой недвижимостью. Войти Регистрация. Правила проведения эффективных совещаний Управление проектами Из песочницы Tutorial Как часто ты сидел на совещаниях, которые, перевалив по длительности за 2 часа, пытались решить одновременно все проблемы на свете? Когда люди, красные от духоты, теряя самообладание от усталости, начинают пытаться перекричать друг друга в попытке найти правильное решение?

Когда каждое совещание кончается ничем, а все участники клянутся себе, что больше никогда снова не соберутся на эти бессмысленные встречи? Оригинал статьи: tvoyplan. Не смотря то, что стараясь оптимизировать каждый из этих параметров, вы уже добьетесь немалых успехов, между ними существует взаимосвязь и умелое балансирование ими — непростая задача, которая получается не у многих руководителей.

Поэтому совещание — достаточно затратная штука, чем справедливо заслужило себе страх и ненависть среди офисных служащих. Те же самые эмоции распространяются и на организаторов этих совещаний, включая тебя. Если ты хочешь заслужить уважение своей команды, ты должен уметь проводить эффективные собрания. Эта статья посвящена тому, чтобы научить тебя извлекать максимум из совещаний при минимальных временных и эмоциональных потерях участников.

Подготовка к совещанию А нужно ли именно совещание? Чем меньше совещаний, тем лучше. ROI совещания зачастую меньше звонка, переписки или обмена мгновенными сообщениями. Совещание нужно только в тех редких случаях, когда другие способы общения будут менее эффективны.

Как правило, должны совпасть несколько из следующих условий: Сложность. Обсуждаемая тема настолько сложна, что участникам необходимо вместе смотреть на визуальные материалы, чтобы не выпадать из потока обсуждения.

Например, обсуждается архитектура сущностей базы данных или сложный бизнес-процесс проверки кредитной заявки. Обсуждаемая тема настолько срочна, что выработка плана действий на эту тему по электронной почте затратит непозволительно большое количество времени.

Обсуждаемая тема настолько важна, что ее важность перекрывает любые возможные временные затраты участников группы на проведение совещания. В остальных случаях можно смело отказываться от сбора совещания.

Не нужно собирать совещания по ошибочной причине. Если ты: хочешь переложить ответственность за проблему на группу, ищешь слушателей для своих идей или хочешь укрепить команду, то ищи другие способы общения. Четко обозначь цель и повестку Как и любое другое начинание, без четко выраженной цели совещание обречено на провал.

Цель любого совещания — план действий. Любая другая постановка цели может привести к тому, что совещание не будет иметь никаких последствий. Поэтому при назначении встречи четко перечисли участникам, план действий по решению какой проблемы или проблем ты хочешь получить и разошли им получившуюся повестку. Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельном обсуждении, а обсуждаемые вопросы будут относиться к их сфере интересов.

На случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке должны быть отсортированы по убыванию важности тогда вы успеете обсудить самое важное или по возрастанию сложности тогда вы успеете закрыть максимум вопросов. Не приглашай лишних участников Каждый человек на совещании неизбежно будет тратить общее время своими выступлениями и вопросами, будь-то из искреннего интереса к проблеме или чтобы просто оправдать свое присутствие.

При этом вероятность того, что дополнительный человек будет знать что-то, чего не знают другие, уменьшается с ростом числа участников. То есть, в добавок к очевидному росту временных затрат группы, увеличение числа участников уменьшает эффективность обсуждения.

Рекомендуется не превышать границу в 5 участников. Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника? Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению? Проведение совещания Организатор совещания, то есть ты, отвечает за то, чтобы его цели были достигнуты. Ты должен: следить за соблюдением всех правил обсуждения, описанных ниже прерывать тех, кто их нарушает резюмировать решение группы следить за повесткой и определять момент, когда группа переходит к следующему вопросу Итак, 7 правил проведения эффективных собраний: Один говорит Не давай участникам перебивать друг друга.

Мало того, что это проявление неуважения, так скорее всего, в момент одновременного говорения участники не пытаются друг друга понять, что не идет на пользу совещанию в целом. Залог эффективного обсуждения в том, чтобы все в группе следили за тем, что говорится в группе.

Ближе к делу! Несмотря на то, что, уставая, люди хотят расслабиться и поговорить на отвлеченные темы, любой подобный уход в сторону тратит время всех участвующих и отдаляет вас от достижения решения. Мягко возвращай всех к теме обсуждения. Боритесь с проблемой, а не с людьми. В пылу обсуждения участники могут позволить себе замечания, которые другие могут воспринять на личный счет. Фиксируйте все сказанное. Без фиксации группа начнет забывать те факты или выводы, которые были произведены, и эффективность процесса неминуемо упадет.

Кроме того, записи помогают группе экономить время, позволяя говорящему просто указывать на ту или иную часть записей вместо того, чтобы подробно объяснять, что конкретно из уже сказанного он имеет сейчас в виду. Фиксация должна происходить на листе бумаги, который виден всей группе, или на доске, висящей на стене. Делайте перерывы.

По моему опыту, совещания, длящиеся более полутора часов, вовсе теряют свою эффективность в силу усталости участников. Подобные совещания лучше прервать, перенеся продолжение на другой день. Если группа больше не нужна, расходитесь. По мере обсуждения проблемы остается все меньше и меньше сложных вопросов, требующих всеобщего обсуждения.

Если ты понимаешь, что проблема распалась на несколько задач, требующих индивидуального исполнения, нет смысла тратить общее время на групповое обсуждение — совещание нужно завершать. Если же собрание заканчивать еще рано, но уже есть люди, знания которых в дальнейшем обсуждении не потребуются или интересы которых более не будут затрагиваться, отпусти их. Завершение совещания В конце совещания вернись к его цели — разработка плана действий он же протокол совещания.

Этот протокол должен: существовать не в устном, а в письменном виде не допускать различных трактовок быть написан языком, который будет понятен и через два месяца по каждому пункту содержать ответственного за исполнение и срок Разошлите ты или секретарь собрания протокол всем участникам и ответственным — это еще один шаг навстречу тому, что все сказанное будет исполняться.

Укажите причину минуса, чтобы автор поработал над ошибками. Баннера нет, но есть осенние конференции! Куда сходить и что посмотреть. Редакторский дайджест Присылаем лучшие статьи раз в месяц Скоро на этот адрес придет письмо. Платежная система. Похожие публикации. Представляете, а в условиях нашей действительности сотрудникам иногда нужно общаться с начальством.

Просто общаться. Чтобы их лишний раз похвалили перед другими, да и за тем, чтобы озвучить накопившиеся мысли и идеи. Это, как бы, круто мотивирует людей.

Не механические же они роботы, в конце концов. Это не совещание, а просто беседа. Совещание подразумевает обмен мнениями по какой-то проблеме. Для этого есть другой формат совещаний: один на один.

У нас такие проводятся раз в две недели, 15 минут с каждым членом команды. Главное что в такой обстановке и похвалить можно сильнее не опасаясь, что кто-то воспримет такую похвалу в штыки и проблемы обсудить. Например, один мой коллега попросил пересадить его, потому что сосед громко чавкает когда ест печеньки. Тривиально решаемая проблема, но поднял бы он её на общем собрании?

Я согласен, что нужно: а людей поощрять б сообщать людям о прогрессе проектов и других новостях, но для этого проще применять асинхронное общение, то есть почту и соцсети если группа общается в соцсети. Можно и совещание, но это может быть сложнее и дороже см. Наверняка, важен формат компании. Когда я однажды отказался от таких промежуточных совещаний см. Доходило даже до того, что люди в коридоре здороваться переставали. Чрезвычайно тяжело вести проекты в таких условиях общей недосказанности.

А чтобы её не было — на совещании можно часть времени можно и небольшую посвятить команде и их возможности высказаться. А вы, как я понял, больше говорите о регулярных собраниях для поддержания мотивации.

Нет, я говорю про совещания, где люди обсуждают проблему. Но я к тому, что если во время обсуждения, кому-то из сотрудников захотелось высказаться потому что накипело или потому что его осенила идея — пусть высказывается.

Даже если это немного оттянет время совещания. Для сотрудника это может быть важно. Просто, прочитав семь заповедей правил проведения эффективных собраний, обозначенных в посте, складывается в голове следующая картина: Хочешь высказаться? Говори только по делу.

Выскажешься жене. Пришла неожиданно в голову идея? Никому не говори, перебивать нельзя.

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней.

Несмотря на то, что совещание — распространенный инструмент управления, не каждый руководитель имеет четкое представление, в каких случаях и каким образом его лучше использовать. Как следствие, совещания оказываются неэффективными, создают впечатление пустой траты времени.

Поэтому многие менеджеры скептически к ним относятся. Но если руководителю знакомы особенности данной формы работы, то он способен легко добиваться своих целей.

Обычно совещание выполняет такие функции, как передача информации, оценка ситуации, оценка реакции сотрудников, корректировка совместных действий, выработка решений. Чтобы эффективно использовать совещания, нужно разобраться в их преимуществах и недостатках.

Одно из преимуществ совещания как инструмента управления в том, что оно обеспечивает лояльность сотрудников к принимаемому решению. Даже если в компании господствует жесткий авторитарный стиль, отношение сотрудников к решению, принятому после обсуждения, будет более лояльным. Особенно, если руководитель аргументировано объяснит, почему нужно сделать именно так.

Кроме того, совещание позволяет привлечь ресурсы группы для поиска оптимального решения. Как известно, одна голова хорошо, а десять лучше. Конечно, у совещания есть и минусы. И один из наиболее существенных — необходимость выделить время. Руководитель должен сам отвлечься от текущей работы и отвлечь своих подчиненных.

Часто оказывается, что вопрос не терпит отлагательства. Порою руководитель, опасаясь длительного совещания, предпочитает принять решение единолично, чтобы сэкономить время.

Однако нужно отметить, что правильно организованное совещание обычно длится не более полутора часов. Типичные ошибки Ситуация 1. Отсутствие четкой цели. Инициатор совещания не до конца осознает, какой результат он хочет получить в итоге.

Истинные цели совещания никому не понятны, нет видимой пользы. Люди приходят на совещание только потому, что за неявку ожидают те или иные меры. Хоть один раз в жизни, но все-таки каждому из нас случалось присутствовать на совещаниях, после долгожданного завершения которого остается только ощущение бесцельно потраченного времени.

Ведущий может долго и довольно-таки эмоционально говорить о каких-либо проблемах иногда об актуальных проблемах организации, волнующих многих сотрудников , но всем понятно, что этот разговор ни к чему не ведет, не предполагает каких-либо реальных вытекающих из этого разговора действий.

Эффективному совещанию необходима четкая цель и конкретные задачи. Ситуация 2. Недостаточная подготовка к совещанию. Выглядеть это может, например, так. В компании планируется изменить систему финансовой мотивации персонала. Цель совещания — повысить лояльность сотрудников к принятому решению. За неделю до совещания участникам были розданы материалы, в которых изложена новая система мотивации. Однако материалы не имеют грамотной вступительной статьи, объясняющей позицию руководства.

Сами материалы изложены сложным, малопонятным языком. В результате большая часть времени на совещании ушла на выяснение недоразумений, возникших из-за непонимания участниками сути вводимой системы. Цель совещания - повысить лояльность сотрудников к принятому решению — достигнута лишь отчасти. Ситуация 3.

Размытость границ чаще всего встречается ситуация размытых временных границ. Совещание становиться бесконечно долгим процессом с размытыми временными границами. Это одновременно и симптом недостаточной продуманности структуры совещания.

Ситуация 4. Излишняя формализация, отсутствие внутренней мотивации ведущего и участников совещания на его проведение. При этом подразумевалось, что на этих совещаниях будут решаться текущие вопросы. Однако сами руководители отделов не умеют пользоваться совещанием как инструментом, считают его лишь пустой тратой времени, и просто не знают, о чем следует на них говорить.

Результат — совещания проводятся, но оперативное планирование существует само по себе, а совещания сами по себе. Ситуация 5. Неадекватность цели совещания.

Совещание — это всего лишь инструмент. И как любой инструмент его важно использовать по назначению. Можно, конечно, молотком забивать кнопки. Но это не удобно. А вот разрезать шилом бумагу просто не получится. Так и совещание иногда пытаются использовать для совершенно не подходящих целей. Например, в одной компании на еженедельном совещании руководителей среднего звена директоров магазинов генеральный директор снова и снова надеется повысить компетентность своих сотрудников, сделать так, чтобы они, наконец, поняли, как нужно управлять своими подчиненными.

Ситуация 6. Цели совещания и методы его проведения противоречат друг другу. Например, руководитель ставит цель принять совместное решение, а ограничивается монологом по проблеме минут на В конце спрашивает: "Кто что хочет сказать?

Методы проведения совещаний Доклад — один участник выступает с докладом по определенной теме. Важно, чтобы доклад занимал не более семи минут, так как это именно то время, в течение которого в среднем способны удерживать свое внимание слушатели. Обмен мнениями обмен информацией — каждый из участников по очереди высказывается на определенную тему отвечает на конкретный вопрос. Например, "ситуация в подразделении за последнюю неделю", "как реагируют сотрудники вашего подразделения на происходящие изменения" или "ваша оценка рисков в отношении обсуждаемого проекта".

Метод хорош тем, что позволяет создать целостную картину за счет того, что каждый участник совещания берет слово. Мозговой штурм — участники в хаотичном порядке придумывают ответы решения на конкретный вопрос проблему.

При этом необходима ситуация безоценочности по отношению к идеям, так как основная задача — генерировать как можно больше идей, даже самых абсурдных. Тогда обстановка будет непринужденной и никто не будет замыкаться в себе. Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые больше всего подходят.

Метод хорош тем, что позволяет выйти за рамки шаблонов. Он позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач. Например — где взять деньги на новый проект? Обсуждение - любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу, но не все должны высказываться в обязательном порядке. Этот метод полезен, когда проблема уже обсуждалась, и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопрос на данный момент не решен.

Как провести конструктивное совещание В каждом совещании есть два момента, которыми необходимо управлять ведущему. Есть предмет совещания, конкретный вопрос, который нужно решить, согласовать, либо просто довести до сведения участников. И есть отношения между людьми — участниками совещания. На каждом этапе совещания ведущему важно иметь в виду как минимум две задачи см. В целом, правила эффективных совещаний можно сформулировать следующим образом: Поставьте конкретную цель — зачем вы проводите совещание.

Обязательно проверьте, действительно ли эта цель может быть достигнута с помощью совещания. Определите, с помощью каких приемов проведения совещания вы достигните этой цели. Установите время совещания и добейтесь того, чтобы оно не только началось, но и закончилось вовремя. Вне зависимости от цели совещания обязательно оставьте время на то, чтобы участники задали вопросы и высказали свою позицию.

Определите лимит выступления участников, в том числе и свой лимит. Речи, занимающие более семи минут, не допустимы, даже если слово берет руководитель. Этапы конструктивного совещания. Библиотека управления.

Финансовый анализ Менеджмент Маркетинг Бизнес-планирование Инвестиции и инвесторы Оценка Консалтинг Налоговое планирование и контроль Информационные технологии в управлении Программное обеспечение и корпоративные системы Компании, организации и их деятельность Антикризисные материалы Управленческий учет и аудит Полные архивы журналов Карта сайта. Поделиться в соц. Версия для печати.

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание.

Хочу получать интересные новости блога. Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков по телефону и длительные переписки. Совещание необходимо для того, чтобы обсудить задачи бизнеса и получить обратную связь.

Совещания — важная часть рабочего процесса. Но часто приходится участвовать в бесполезных, отнимающих драгоценное время и не приносящих никакого результата рабочих собраниях. Потому многие сотрудники считают совещания пустой тратой времени. Но это не так. Совещания — мощный инструмент, который может и должен приносить пользу и ощутимый результат. Делимся с вами рецептами успеха, как провести эффективное совещание, чтобы руководство и сотрудники были довольны. Многие опытные руководители совершают одни и те же ошибки при планировании и проведении совещаний. Неудачные совещания — это те, которые созываются по любому поводу, проводятся для проформы и не приносят никакой пользы ни руководству, ни сотрудникам. Почему так бывает? Вот распространенные ошибки, которые приводят к неэффективной работе на собраниях:.

Как проводить эффективные совещания. Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание. Все мы участвуем в совещаниях.  Совещания — это площадка для разъяснения «курса партии», повышения его понятности, принятия его сотрудниками, а следовательно — инструмент снижения их сопротивления неизвестности. Поэтому, если вы внедряете изменения — проводите их через ряд планерок и совещаний.

Проводим совещание правильно: рецепт успеха

Совещания используются для обмена идеями, мнениями, интеллектуальными возможностями между руководством и персоналом. Но также совещания могут быть неэффективными, бесполезными, негативно влияющими на рабочий процесс. Если знать, как правильно провести совещание , то оно будет более успешным. От совещания зависит многое. Во время планерки персонал докладывает о своих действиях, а руководство устанавливает будущие задачи. Эффективные совещания используются в качестве обратной связи от штата.

Как организовать и провести эффективное совещание: советы руководителю

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять. Если для сотрудников каждая оперативка - словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

Техника проведения совещания

Совещания незаменимы, если вы решили ничего не делать. Джон Кеннет Гэлбрейт. Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний!

Как провести эффективное совещание

Скоро на этот адрес придет письмо. Подтвердите подписку, если всё в силе. Войдите , пожалуйста.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2020 sealytics.ru